ENFOQUE TRADICIONAL Y TEORÍA DE SISTEMAS EN
ADMINISTRACIÓN.
Enfoque tradicional
El enfoque
tradicional aborda los diferentes segmentos de la Organización por separado y
se basa en dos principios: la división
del trabajo y la especialización.
La asignación
de tareas para asegurar el cumplimiento de las respectivas actividades y
funciones (división del trabajo) se realiza teniendo en cuenta las habilidades,
aptitudes y conocimientos especializados que tienen las personas con las que
cuenta la empresa para desempeñar sus tareas (especialización).
La
eficiencia en administración se resume en desglosar las actividades en partes
que son desempeñadas por las personas más calificadas y los recursos más
adecuados.
La teoría
clásica concibió la organización como un sistema cerrado, rígido y mecánico
(teoría de la máquina), sin conexión alguna con su ambiente externo.
Lo que
buscaban los autores clásicos era la mejor manera de administrar las
organizaciones.
Con este
principio se esboza una teoría normativa
y prescriptiva de cómo hacer bien las
cosas impregnada de principios y recetas aplicables a todas las circunstancias
aplicando el sentido común.
La
administración como ciencia ha evolucionado desde sus comienzos hasta la
concepción de la teoría de sistemas sobre esta base anteriormente mencionada.
El enfoque
tradicional será analizado con mucho mayor detalle en las unidades temáticas siguientes.
Lo siguiente
es una breve exposición del enfoque de la teoría de sistemas que da otra
perspectiva, aún en evolución de la organización y el medio en el que convive.
Enfoque de sistemas
Originalmente
fue analizad esta teoría para el estudio de organismos vivos, su generalización
a otras áreas del conocimiento resultó ser adecuada para entender por analogía
otros sistemas.
El enfoque
de sistemas considera cualquier tipo de organización como un sistema de
objetivos determinados para el logro de los cuales necesita una serie de
recursos o insumos, que son sometidos a un proceso de transformación para
obtener finalmente los resultados o productos esperados.
Una de las
definiciones aceptadas dice que un sistema puede definirse como un conjunto de
elementos que se relacionan e interactúan entre sí con miras a alcanzar ciertos
objetivos.
A través de
las relaciones entre los distintos elementos se busca integrar, con una visión
de conjunto, los esfuerzos parciales de cada una de las partes con el propósito
de alcanzar un resultado final que va más allá de lo que se podría obtener como
la suma de los resultados parciales.
Elementos de un Sistema y sus
interrelaciones
El modelo
original considera los siguientes elementos:
·
Insumos
·
Unidad de procesamiento (la organización)
·
Productos o resultados
·
Control y retroalimentación
Insumos o entradas
Son los
medios o recursos de carácter humano, material, tecnológico financiero tales como materias primas,
materiales, máquinas y equipos, dinero, información, técnicas de trabajo y el
personal que la empresa necesita para llevar a cabo las actividades que le son
propias.
Unidad de procesamiento
Es la
empresa misma, con su estructura organizativa y los sistemas administrativos.
Cada unidad
administrativa en la que se llevan a cabo las actividades específicas de cada
función, se considera como un subsistema que forma parte de un subsistema
mayor.
Ejemplos son
los subsistemas de Comercialización, Producción, Contabilidad y Finanzas y
Personal.
Cada
subsistema cuenta a su vez con su propia unidad de procesamiento y genera sus
propios productos.
La
integración de los diversos productos de cada subsistema contribuye a lograr
productos finales del sistema mayor, representado por la empresa.
Productos y resultados o salidas
Estos
productos pueden ser a corto plazo los bienes terminados o servicios prestados
a los usuarios y en un plazo más mediato, los productos pueden estar
representados por las ganancias o pérdidas de la empresa, o si se trata de una
organización sin fines de lucro, por determinadas necesidades sociales
satisfechas, como por ejemplo: salud, deportes, vivienda, etc.
Otros
elementos de los sistemas son el control
y la retroalimentación.
El control
permite comparar al sistema con las necesidades a satisfacer para corregir el
producto final, esto es la retroalimentación.
Una de las
características más destacadas del enfoque de sistemas y que lo diferencia del
enfoque tradicional clásico radica en que el énfasis se otorga a las relaciones
de integración entre las partes o áreas funcionales (subsistemas); estas
relaciones se consideran no en forma aislada o compartimentada, sino en el
marco de la unidad total de la que forman parte, representado por la empresa.
La
organización sería un sistema inmerso en otros sistemas con los que forma parte
y convive, constituyéndose en un sistema abierto al ambiente en el que está
inmerso.
Como ejemplo
de un sistema integrado tenemos un automóvil que tiene diferentes elementos o
componentes a través de cuyas relaciones funcionando integrada y armónicamente,
el objetivo con el cual el sistema es concebido que es ser un medio de transporte.
Una
organización del sector público o privado pueden analizarse como sistemas
compuestos por partes que interactúan y orientan sus acciones hacia el logro de
objetivos que son comunes: esos objetivos pueden ser entre otros: obtener un
rendimiento económico y financiero acorde con el capital que se ha invertido
para crear y poner en funcionamiento el sistema o prestar un determinado
servicio sin fines de lucro, concebido únicamente con el propósito de atender
necesidades sociales.
Interrelaciones
Entre los
elementos básicos utilizados para concebir la noción de sistema se enfatizó no
solamente en las partes del sistema,
sino también en las relaciones entre ellas.
Son esas
relaciones las que posibilitan el funcionamiento de cada parte, así como
también el del propio sistema considerado un conjunto ordenado de partes.
A
continuación se presentan algunos ejemplos para ilustrar la importancia y el
efecto de las relaciones entre los elementos de un sistema.
El
desarrollo de la mayoría de actividades y tareas se realiza en determinadas
unidades técnicas, como el departamento de Administración de Personal, que
requiere recursos humanos con conocimientos especializados y experiencias en
las respectivas áreas que componen el departamento.
Si esas
unidades solo cuentan con personas que se ha formado en la práctica de
actividades simples y de rutina, es probable que tengan dificultades para el
logro de proyectos complejos o de relevancia significativa.
La incompatibilidad
entre los requisitos exigidos para desempeñar cargos técnicos y los
conocimientos y aptitudes de quienes efectivamente los desempeñan, no solo
afectan el alcance de las propias tareas sino también la calidad o limitaciones
de estudios que a través de los mismos se obtienen (relación insumos – unidad
de procesamiento – productos).
Esta
situación irregular puede a su vez tener su origen en inadecuados controles en
los procedimientos de reclutamiento y selección de personal que ha ingresado
(relación control – insumos)
Asimismo
puede deberse a la falla de adecuados mecanismos de retroalimentación a través
de los cueles, luego de evaluar la calidad y rendimiento de los recursos
humanos disponibles, surja la necesidad de capacitarlos y especializarlos para
que puedan realizar correctamente sus tareas permitiendo así el cumplimiento de
las funciones asignadas a sus respectivas unidades (relaciones control –
retroalimentación – insumos – unidad de procesamiento – productos)
Otro ejemplo
que demuestra claramente las interrelaciones puede extraerse del sistema
normativo que regula el sector público, los procedimientos que regulan algunas
contrataciones.
Muchas veces
el estricto cumplimiento de las normas vigentes se traduce en trámites
complejos y costosos que enlentecen el propio procedimiento desvirtuando la
oportunidad y economicidad de las compras y por consiguiente, retrasando el
acceso a los suministros.
La falta
oportuna de recursos materiales, como materias primas por ejemplo, puede
provocar problemas en las actividades de los procesos productivos, incidiendo
cualitativa y cuantitativamente en los productos y servicios que se prestan al
mercado. (Relación unidad de procesamiento – insumos - productos)
Organización y medio ambiente.
Podríamos
visualizar la organización – medio ambiente por medio de círculos concéntricos.
El círculo
interior estaría la Organización. El intermedio sería lo que podríamos llamar
el medio ambiente inmediato y el círculo externo el Medio Ambiente Mediato,
constituido por factores ambientales.
El Medio Ambiente Mediato
Está
constituido por los Factores Ambientales.
¿Qué
significan estos conceptos?
Los factores
ambientales son aspectos abstractos del medio ambiente que de ningún modo
inciden sobre la organización, o grupo o individuo en especial.
Son conceptos
como las innovaciones tecnológicas, el ritmo de la economía, los gustos, las
modas, los valores de la sociedad, la evolución de la tecnología, factores
socio-culturales, leyes, algunas políticas gubernamentales, entre otros.
En
definitiva, son aspectos del Ambiente en el que se mueve la organización pero
sobre los cuales la organización no tiene incidencia directa.
El Medio Ambiente Inmediato
Estos
factores ambientales que descubrimos como abstractos para la organización se
materializan en lo que denominamos Medio Ambiente Inmediato.
Este estrato
estaría representado por el círculo intermedio de nuestro diagrama, en la cual
podemos leer no ya los nombres generales como factores sino denominaciones de
organizaciones o individuos específicos: Proveedores, clientes, Accionistas,
Sindicatos, etc.
Así, cuando
dentro de los factores ambientales económicos se produce un incremento en las
tasas de interés, la repercusión directa sobre la organización se manifiesta en
los Bancos con los que opera la empresa; los cambios en la tecnología de la
producción afectarían a la organización por medio de sus competidores o
eventualmente en sus proveedores.
En
definitiva, las organizaciones con las que la organización interactúa, de los
factores ambientales que conforman su medio ambiente mediato.
¿Por qué es tan importante el medio
ambiente?
Probablemente
lo que talvez sea importante es que las empresas necesitan saber cómo
satisfacer las necesidades de forma eficiente.
Para
lograrlo las empresas deben orientarse al exterior, en una mejor comprensión de
las necesidades que hay que satisfacer y a su inserción armónica dentro de este
medio ambiente.
Las
organizaciones tienen la interesante propiedad de acomodarse a un medio
ambiente caracterizado por el cambio.
Y ese es probablemente
el otro importante motivo para nuestra atención al medio ambiente, el ritmo
creciente, casi vertiginoso, al que este está cambiando.
Tipos de sistemas
Según su naturaleza se clasifican en
sistemas Cerrados o Abiertos:
Sistema abierto: Son aquellos sistemas
que interactúan con su medio ya sea importando o exportando energía.
Intercambian información, energía o material con su medio ambiente.
Ejemplo: Los
sistemas sociales y biológicos.
Sistema cerrado: Son los que no
presentan intercambio con el ambiente que los rodean pues son impenetrables a
cualquier influencia ambiental. Los sistemas cerrados no reciben ninguna
influencia del ambiente, ni influyen en este.
No reciben
ningún recurso externo ni produce algo para enviar afuera. Los autores
denominan sistemas cerrados a aquellos sistemas cuyo comportamiento es
completamente determinista y programado y operan con un pequeño intercambio de
materia y energía con el ambiente. Los sistemas mecánicos y físicos pueden ser
considerados cerrados con su ambiente.
Según su constitución: Pueden ser
concretos o abstractos.
Sistema concreto: Compuestos por
equipos, por maquinaria y por objetos y cosas reales. Pueden ser descritos en
términos cuantitativos de desempeño.
Sistemas abstractos: estos son los que
se componen de conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces existen en
los pensamientos de las personas, esto quiere decir que se componen de un
software.
La organización como sistema abierto
El concepto de sistema abierto es perfectamente aplicable a la organización empresarial.
El concepto de sistema abierto es perfectamente aplicable a la organización empresarial.
La organización
es un sistema creado por el hombre y mantiene una dinámica interacción con su
medio ambiente, sean clientes, proveedores, la competencia, entidades
sindicales, órganos gubernamentales y otros agentes externos.
Influye sobre
el medio ambiente y recibe influencia de él. Además, es un sistema integrado
por diversas partes o unidades relacionadas entre sí, que trabajan en armonía
unas con las otras, con la finalidad de alcanzar una serie de objetivos, tanto
de la organización como de sus participantes.
En suma, el sistema abierto “puede entenderse
como un conjunto de partes en constante interacción e interdependencia,
constituyendo un todo sinérgico (el todo es mayor que la suma de las partes),
orientado hacia determinados propósitos (conducta teleológica orientada hacia
fines) y en permanente relación de interdependencia con el ambiente (entendida
como la doble capacidad de influenciar el método externo y ser por el
influenciado)”.
Características de las organizaciones como sistemas
abiertos
Las organizaciones poseen las características de sistemas abiertos, que son:
Las organizaciones poseen las características de sistemas abiertos, que son:
1. Comportamiento probabilístico y no
determinista. Como todos los sistemas
sociales, las organizaciones son sistemas abiertos afectados por cambios en sus
ambientes y que se denominan variables externas. El ambiente incluye variables
desconocidas e incontrolables .Por esa razón, las consecuencias de los sistemas
sociales son probabilísticas y no determinísticas y su comportamiento no es
totalmente previsible .Las organizaciones son complejas y responden a muchas
variables ambientales que no son totalmente comprensibles.
2. Las organizaciones como parte de una
sociedad mayor, constituida de partes menores. Las organizaciones se observan como sistemas dentro de sistemas
dentro de sistemas .Los sistemas son “complejos de elementos colocados en
interacción”. Ese enfoque incide más sobre las relaciones entre los elementos
que interactúan cuya relación produce una totalidad que no puede comprenderse
mediante el simple análisis de las partes por separado.
3. Interdependencia de las partes. La organización es un sistema social cuyas partes son
independientes pero interrelacionadas. El sistema organizacional comparte con
los sistemas biológicos la propiedad de interdependencia de sus partes, de
forma que el cambio en una de las partes provoca impacto sobre las otras .La
organización no es un sistema mecánico.
4. Homeostasis o “estado de equilibrio”: La organización alcanza un estado firme, es decir, un estado de
equilibrio, cuando satisface dos requisitos la unidireccionalidad y el progreso.
a.
Unidireccionalidad o constancia de dirección: a pesar de los cambios en el ambiente o en la organización, los
propios resultados se alcanzan .El sistema sigue orientado hacia el mismo fin,
usando otros medios.
b. Progreso en relación con el fin: el sistema mantiene, en relación al fin deseado, un grado de progreso dentro de los límites definidos como tolerables. El grado de progreso puede ser mejorado cuando la empresa alcanza el resultado con menor esfuerzo, con mayor precisión y bajo condiciones de variabilidad.
Esos dos requisitos para alcanzar el estado de equilibrio, unidireccionalidad y progreso, exigen liderazgo y compromiso de las personas con el objetivo final que se desea alcanzar.
b. Progreso en relación con el fin: el sistema mantiene, en relación al fin deseado, un grado de progreso dentro de los límites definidos como tolerables. El grado de progreso puede ser mejorado cuando la empresa alcanza el resultado con menor esfuerzo, con mayor precisión y bajo condiciones de variabilidad.
Esos dos requisitos para alcanzar el estado de equilibrio, unidireccionalidad y progreso, exigen liderazgo y compromiso de las personas con el objetivo final que se desea alcanzar.
Además la
organización como un sistema abierto, necesita conciliar dos procesos opuestos, ambos imprescindibles para su supervivencia, que son:
a.
Homeostasis: es la tendencia del sistema de permanecer estático o en
equilibrio, manteniendo inalterado su status quo interno.
b.
Adaptabilidad: Es el cambio del sistema para ajustarse a los estándares
requeridos en su interacción con el ambiente externo, alterando su status quo
interno para alcanzar un equilibrio frente a las nuevas situaciones.
5. Frontera o Límite. Es la línea que demarca y define lo que se encuentra adentro y lo
que se encuentra afuera del sistema o subsistema. No siempre la frontera existe
físicamente. Los sistemas sociales tienen fronteras que se superponen.
Las organizaciones tienen que las diferencian de los ambientes. Las fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad: son límites de demarcación que pueden dejar pasar mayor o menor intercambio con el ambiente. Las transacciones entre organización y ambiente se hacen por los elementos situados en las fronteras organizacionales, es decir, en la periferia de la organización. La permeabilidad de la frontera define el grado de abertura del sistema en relación al ambiente. Es por medio de la frontera que existe la interfaz. La interfaz es el área o canal entre los diferentes componentes de un sistema a través del cual la información transfiere o el intercambio de energía, materia o información se lleva a cabo.
Las organizaciones tienen que las diferencian de los ambientes. Las fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad: son límites de demarcación que pueden dejar pasar mayor o menor intercambio con el ambiente. Las transacciones entre organización y ambiente se hacen por los elementos situados en las fronteras organizacionales, es decir, en la periferia de la organización. La permeabilidad de la frontera define el grado de abertura del sistema en relación al ambiente. Es por medio de la frontera que existe la interfaz. La interfaz es el área o canal entre los diferentes componentes de un sistema a través del cual la información transfiere o el intercambio de energía, materia o información se lleva a cabo.
6. Morfogénesis. Diferente de los otros sistemas mecánicos y aun de los sistemas
biológicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales básicas,
es identificada como su principal característica identificadora.
7. Resistencia. Es el lenguaje científico, la resistencia es la capacidad de
superar el disturbio impuesto por un fenómeno externo.
Como sistema
abierto, las organizaciones tienen capacidad de enfrentar y superar
perturbaciones externas provocadas por la sociedad sin que desaparezca su
potencial de auto organización. La resistencia determina el grado de defensa o
de vulnerabilidad del sistema a presiones ambientales externas. Eso explica que
cuando una organización presenta elevadas resistencias a los intentos de
restaurar los modelos tradicionales y burocráticos sufren fuerte resistencia al
avance de la innovación y del cambio.
El efecto sinérgico de las organizaciones como sistemas
abiertos.
Sinergia es el
esfuerzo simultáneo de varios órganos que provoca un resultado ampliado y
potenciado.
Una de la
razones para la existencia de la organizaciones es su efecto sinérgico o
sinergístico.
La sinergia hace que el resultado de una organización sea
diferente en cantidad o calidad de la suma de sus partes.
El sistema abierto provoca un resultado mayor que la
suma de sus partes cuando presenta sinergia: la reunión de las partes
proporciona el surgimiento de nuevas potencialidades para el conjunto,
cualidades emergentes que retroalimentan las partes, estimulándolas a utilizar
sus potencialidades individuales. En este sentido, las organizaciones producen
valor agregado por medio del efecto sinérgico. Los recursos humanos,
materiales, y financieros (cuando son considerados como factores de producción)
generan riqueza por medio de la sinergia organizacional. La perspectiva
sistémica presenta que la organización debe ser administrada como un todo
complejo.El presidente de la organización debe ser perito en totalidad y no solamente un coordinador general de varias áreas.
