Enfoque tradicional y Teoría de Sistemas

ENFOQUE TRADICIONAL Y TEORÍA DE SISTEMAS EN ADMINISTRACIÓN.

Enfoque tradicional

El enfoque tradicional aborda los diferentes segmentos de la Organización por separado y se basa en dos principios: la división del trabajo y la especialización.

La asignación de tareas para asegurar el cumplimiento de las respectivas actividades y funciones (división del trabajo) se realiza teniendo en cuenta las habilidades, aptitudes y conocimientos especializados que tienen las personas con las que cuenta la empresa para desempeñar sus tareas (especialización).

La eficiencia en administración se resume en desglosar las actividades en partes que son desempeñadas por las personas más calificadas y los recursos más adecuados.

La teoría clásica concibió la organización como un sistema cerrado, rígido y mecánico (teoría de la máquina), sin conexión alguna con su ambiente externo.

Lo que buscaban los autores clásicos era la mejor manera de administrar las organizaciones.

Con este principio  se esboza una teoría normativa  y prescriptiva de cómo hacer bien las cosas impregnada de principios y recetas aplicables a todas las circunstancias aplicando el sentido común.

La administración como ciencia ha evolucionado desde sus comienzos hasta la concepción de la teoría de sistemas sobre esta base anteriormente mencionada.

El enfoque tradicional será analizado con mucho mayor detalle  en las unidades temáticas siguientes.

Lo siguiente es una breve exposición del enfoque de la teoría de sistemas que da otra perspectiva, aún en evolución de la organización y el medio en el que convive.

Enfoque de sistemas

Originalmente fue analizad esta teoría para el estudio de organismos vivos, su generalización a otras áreas del conocimiento resultó ser adecuada para entender por analogía otros sistemas.

El enfoque de sistemas considera cualquier tipo de organización como un sistema de objetivos determinados para el logro de los cuales necesita una serie de recursos o insumos, que son sometidos a un proceso de transformación para obtener finalmente los resultados o productos esperados.

Una de las definiciones aceptadas dice que un sistema puede definirse como un conjunto de elementos que se relacionan e interactúan entre sí con miras a alcanzar ciertos objetivos.

A través de las relaciones entre los distintos elementos se busca integrar, con una visión de conjunto, los esfuerzos parciales de cada una de las partes con el propósito de alcanzar un resultado final que va más allá de lo que se podría obtener como la suma de los resultados parciales.

Elementos de un Sistema y sus interrelaciones

El modelo original considera los siguientes elementos:

·         Insumos

·         Unidad de procesamiento (la organización)

·         Productos o resultados

·         Control y retroalimentación

Insumos o entradas

Son los medios o recursos de carácter humano, material, tecnológico  financiero tales como materias primas, materiales, máquinas y equipos, dinero, información, técnicas de trabajo y el personal que la empresa necesita para llevar a cabo las actividades que le son propias.

Unidad de procesamiento

Es la empresa misma, con su estructura organizativa y los sistemas administrativos.

Cada unidad administrativa en la que se llevan a cabo las actividades específicas de cada función, se considera como un subsistema que forma parte de un subsistema mayor.

Ejemplos son los subsistemas de Comercialización, Producción, Contabilidad y Finanzas y Personal.

Cada subsistema cuenta a su vez con su propia unidad de procesamiento y genera sus propios productos.

La integración de los diversos productos de cada subsistema contribuye a lograr productos finales del sistema mayor, representado por la empresa.

Productos y resultados o salidas

Estos productos pueden ser a corto plazo los bienes terminados o servicios prestados a los usuarios y en un plazo más mediato, los productos pueden estar representados por las ganancias o pérdidas de la empresa, o si se trata de una organización sin fines de lucro, por determinadas necesidades sociales satisfechas, como por ejemplo: salud, deportes, vivienda, etc.

Otros elementos de los sistemas son el control y la retroalimentación.

El control permite comparar al sistema con las necesidades a satisfacer para corregir el producto final, esto es la retroalimentación.

Una de las características más destacadas del enfoque de sistemas y que lo diferencia del enfoque tradicional clásico radica en que el énfasis se otorga a las relaciones de integración entre las partes o áreas funcionales (subsistemas); estas relaciones se consideran no en forma aislada o compartimentada, sino en el marco de la unidad total de la que forman parte, representado por la empresa.

La organización sería un sistema inmerso en otros sistemas con los que forma parte y convive, constituyéndose en un sistema abierto al ambiente en el que está inmerso.

Como ejemplo de un sistema integrado tenemos un automóvil que tiene diferentes elementos o componentes a través de cuyas relaciones funcionando integrada y armónicamente, el objetivo con el cual el sistema es concebido que es ser  un medio de transporte.

Una organización del sector público o privado pueden analizarse como sistemas compuestos por partes que interactúan y orientan sus acciones hacia el logro de objetivos que son comunes: esos objetivos pueden ser entre otros: obtener un rendimiento económico y financiero acorde con el capital que se ha invertido para crear y poner en funcionamiento el sistema o prestar un determinado servicio sin fines de lucro, concebido únicamente con el propósito de atender necesidades sociales.

Interrelaciones

Entre los elementos básicos utilizados para concebir la noción de sistema se enfatizó no solamente en las  partes del sistema, sino también en las relaciones entre ellas.

Son esas relaciones las que posibilitan el funcionamiento de cada parte, así como también el del propio sistema considerado un conjunto ordenado de partes.

A continuación se presentan algunos ejemplos para ilustrar la importancia y el efecto de las relaciones entre los elementos de un sistema.

El desarrollo de la mayoría de actividades y tareas se realiza en determinadas unidades técnicas, como el departamento de Administración de Personal, que requiere recursos humanos con conocimientos especializados y experiencias en las respectivas áreas que componen el departamento.

Si esas unidades solo cuentan con personas que se ha formado en la práctica de actividades simples y de rutina, es probable que tengan dificultades para el logro de proyectos complejos o de relevancia significativa.

La incompatibilidad entre los requisitos exigidos para desempeñar cargos técnicos y los conocimientos y aptitudes de quienes efectivamente los desempeñan, no solo afectan el alcance de las propias tareas sino también la calidad o limitaciones de estudios que a través de los mismos se obtienen (relación insumos – unidad de procesamiento – productos).

Esta situación irregular puede a su vez tener su origen en inadecuados controles en los procedimientos de reclutamiento y selección de personal que ha ingresado (relación control – insumos)

Asimismo puede deberse a la falla de adecuados mecanismos de retroalimentación a través de los cueles, luego de evaluar la calidad y rendimiento de los recursos humanos disponibles, surja la necesidad de capacitarlos y especializarlos para que puedan realizar correctamente sus tareas permitiendo así el cumplimiento de las funciones asignadas a sus respectivas unidades (relaciones control – retroalimentación – insumos – unidad de procesamiento – productos)

Otro ejemplo que demuestra claramente las interrelaciones puede extraerse del sistema normativo que regula el sector público, los procedimientos que regulan algunas contrataciones.

Muchas veces el estricto cumplimiento de las normas vigentes se traduce en trámites complejos y costosos que enlentecen el propio procedimiento desvirtuando la oportunidad y economicidad de las compras y por consiguiente, retrasando el acceso a los suministros.

La falta oportuna de recursos materiales, como materias primas por ejemplo, puede provocar problemas en las actividades de los procesos productivos, incidiendo cualitativa y cuantitativamente en los productos y servicios que se prestan al mercado. (Relación unidad de procesamiento – insumos  - productos)

Organización y medio ambiente.

Podríamos visualizar la organización – medio ambiente por medio de círculos concéntricos.

El círculo interior estaría la Organización. El intermedio sería lo que podríamos llamar el medio ambiente inmediato y el círculo externo el Medio Ambiente Mediato, constituido por factores ambientales.

El Medio Ambiente Mediato

Está constituido por los Factores Ambientales.

¿Qué significan estos conceptos?

Los factores ambientales son aspectos abstractos del medio ambiente que de ningún modo inciden sobre la organización, o grupo o individuo en especial.

Son conceptos como las innovaciones tecnológicas, el ritmo de la economía, los gustos, las modas, los valores de la sociedad, la evolución de la tecnología, factores socio-culturales, leyes, algunas políticas gubernamentales, entre otros.

En definitiva, son aspectos del Ambiente en el que se mueve la organización pero sobre los cuales la organización no tiene incidencia directa.

El Medio Ambiente Inmediato

Estos factores ambientales que descubrimos como abstractos para la organización se materializan en lo que denominamos Medio Ambiente Inmediato.

Este estrato estaría representado por el círculo intermedio de nuestro diagrama, en la cual podemos leer no ya los nombres generales como factores sino denominaciones de organizaciones o individuos específicos: Proveedores, clientes, Accionistas, Sindicatos, etc.

Así, cuando dentro de los factores ambientales económicos se produce un incremento en las tasas de interés, la repercusión directa sobre la organización se manifiesta en los Bancos con los que opera la empresa; los cambios en la tecnología de la producción afectarían a la organización por medio de sus competidores o eventualmente en sus proveedores.

En definitiva, las organizaciones con las que la organización interactúa, de los factores ambientales que conforman su medio ambiente mediato.

¿Por qué es tan importante el medio ambiente?

Probablemente lo que talvez sea importante es que las empresas necesitan saber cómo satisfacer las necesidades de forma eficiente.

Para lograrlo las empresas deben orientarse al exterior, en una mejor comprensión de las necesidades que hay que satisfacer y a su inserción armónica dentro de este medio ambiente.

Las organizaciones tienen la interesante propiedad de acomodarse a un medio ambiente caracterizado por el cambio.

Y ese es probablemente el otro importante motivo para nuestra atención al medio ambiente, el ritmo creciente, casi vertiginoso, al que este está cambiando.

Tipos de sistemas

Según su naturaleza se clasifican en sistemas Cerrados o Abiertos:

Sistema abierto: Son aquellos sistemas que interactúan con su medio ya sea importando o exportando energía. Intercambian información, energía o material con su medio ambiente.

Ejemplo: Los sistemas sociales y biológicos.

Sistema cerrado: Son los que no presentan intercambio con el ambiente que los rodean pues son impenetrables a cualquier influencia ambiental. Los sistemas cerrados no reciben ninguna influencia del ambiente, ni influyen en este.

No reciben ningún recurso externo ni produce algo para enviar afuera. Los autores denominan sistemas cerrados a aquellos sistemas cuyo comportamiento es completamente determinista y programado y operan con un pequeño intercambio de materia y energía con el ambiente. Los sistemas mecánicos y físicos pueden ser considerados cerrados con su ambiente.

Según su constitución: Pueden ser concretos o abstractos.

Sistema concreto: Compuestos por equipos, por maquinaria y por objetos y cosas reales. Pueden ser descritos en términos cuantitativos de desempeño.

Sistemas abstractos: estos son los que se componen de conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces existen en los pensamientos de las personas, esto quiere decir que se componen de un software.

La organización como sistema abierto
El concepto de sistema abierto es perfectamente aplicable a la organización empresarial.

La organización es un sistema creado por el hombre y mantiene una dinámica interacción con su medio ambiente, sean clientes, proveedores, la competencia, entidades sindicales, órganos gubernamentales y otros agentes externos.

Influye sobre el medio ambiente y recibe influencia de él. Además, es un sistema integrado por diversas partes o unidades relacionadas entre sí, que trabajan en armonía unas con las otras, con la finalidad de alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organización como de sus participantes.

En suma, el sistema abierto “puede entenderse como un conjunto de partes en constante interacción e interdependencia, constituyendo un todo sinérgico (el todo es mayor que la suma de las partes), orientado hacia determinados propósitos (conducta teleológica orientada hacia fines) y en permanente relación de interdependencia con el ambiente (entendida como la doble capacidad de influenciar el método externo y ser por el influenciado)”.

Características de las organizaciones como sistemas abiertos
Las organizaciones poseen las características de sistemas abiertos, que son:

1. Comportamiento probabilístico y no determinista. Como todos los sistemas sociales, las organizaciones son sistemas abiertos afectados por cambios en sus ambientes y que se denominan variables externas. El ambiente incluye variables desconocidas e incontrolables .Por esa razón, las consecuencias de los sistemas sociales son probabilísticas y no determinísticas y su comportamiento no es totalmente previsible .Las organizaciones son complejas y responden a muchas variables ambientales que no son totalmente comprensibles. 

2. Las organizaciones como parte de una sociedad mayor, constituida de partes menores. Las organizaciones se observan como sistemas dentro de sistemas dentro de sistemas .Los sistemas son “complejos de elementos colocados en interacción”. Ese enfoque incide más sobre las relaciones entre los elementos que interactúan cuya relación produce una totalidad que no puede comprenderse mediante el simple análisis de las partes por separado.

3. Interdependencia de las partes. La organización es un sistema social cuyas partes son independientes pero interrelacionadas. El sistema organizacional comparte con los sistemas biológicos la propiedad de interdependencia de sus partes, de forma que el cambio en una de las partes provoca impacto sobre las otras .La organización no es un sistema mecánico.

4. Homeostasis o “estado de equilibrio”: La organización alcanza un estado firme, es decir, un estado de equilibrio, cuando satisface dos requisitos la unidireccionalidad y el progreso.

         a. Unidireccionalidad o constancia de dirección: a pesar de los cambios en el ambiente o en la organización, los propios resultados se alcanzan .El sistema sigue orientado hacia el mismo fin, usando otros medios. 
        b. Progreso en relación con el fin: el sistema mantiene, en relación al fin deseado, un grado de progreso dentro de los límites definidos como tolerables. El grado de progreso puede ser mejorado cuando la empresa alcanza el resultado con menor esfuerzo, con mayor precisión y bajo condiciones de variabilidad. 
Esos dos requisitos para alcanzar el estado de equilibrio, unidireccionalidad y progreso, exigen liderazgo y compromiso de las personas con el objetivo final que se desea alcanzar.

Además la organización como un sistema abierto, necesita conciliar dos procesos opuestos, ambos imprescindibles para su supervivencia, que son:

a.      Homeostasis: es la tendencia del sistema de permanecer estático o en equilibrio, manteniendo inalterado su status quo interno.

b.      Adaptabilidad: Es el cambio del sistema para ajustarse a los estándares requeridos en su interacción con el ambiente externo, alterando su status quo interno para alcanzar un equilibrio frente a las nuevas situaciones.

5. Frontera o Límite. Es la línea que demarca y define lo que se encuentra adentro y lo que se encuentra afuera del sistema o subsistema. No siempre la frontera existe físicamente. Los sistemas sociales tienen fronteras que se superponen. 
Las organizaciones tienen que las diferencian de los ambientes. Las fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad: son límites de demarcación que pueden dejar pasar mayor o menor intercambio con el ambiente. Las transacciones entre organización y ambiente se hacen por los elementos situados en las fronteras organizacionales, es decir, en la periferia de la organización. La permeabilidad de la frontera define el grado de abertura del sistema en relación al ambiente. Es por medio de la frontera que existe la interfaz. La interfaz es el área o canal entre los diferentes componentes de un sistema a través del cual la información transfiere o el intercambio de energía, materia o información se lleva a cabo.

6. Morfogénesis. Diferente de los otros sistemas mecánicos y aun de los sistemas biológicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales básicas, es identificada como su principal característica identificadora.

7. Resistencia. Es el lenguaje científico, la resistencia es la capacidad de superar el disturbio impuesto por un fenómeno externo.

Como sistema abierto, las organizaciones tienen capacidad de enfrentar y superar perturbaciones externas provocadas por la sociedad sin que desaparezca su potencial de auto organización. La resistencia determina el grado de defensa o de vulnerabilidad del sistema a presiones ambientales externas. Eso explica que cuando una organización presenta elevadas resistencias a los intentos de restaurar los modelos tradicionales y burocráticos sufren fuerte resistencia al avance de la innovación y del cambio.

El efecto sinérgico de las organizaciones como sistemas abiertos.

Sinergia es el esfuerzo simultáneo de varios órganos que provoca un resultado ampliado y potenciado.

Una de la razones para la existencia de la organizaciones es su efecto sinérgico o sinergístico.

La sinergia hace que el resultado de una organización sea diferente en cantidad o calidad de la suma de sus partes.

El sistema abierto provoca un resultado mayor que la suma de sus partes cuando presenta sinergia: la reunión de las partes proporciona el surgimiento de nuevas potencialidades para el conjunto, cualidades emergentes que retroalimentan las partes, estimulándolas a utilizar sus potencialidades individuales. En este sentido, las organizaciones producen valor agregado por medio del efecto sinérgico. Los recursos humanos, materiales, y financieros (cuando son considerados como factores de producción) generan riqueza por medio de la sinergia organizacional. La perspectiva sistémica presenta que la organización debe ser administrada como un todo complejo.
El presidente de la organización debe ser perito en totalidad y no solamente un coordinador general de varias áreas.